حوزه منابع انسانی
راهکار منابع انسانی (HRMS) مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی در سیستم یکپارچۀ GNG است که طیف گسترده‌ای از عملکردهای حوزۀ منابع انسانی را در یک پلتفرم ارائه می‌کند. این راهکار به شما در مدیریت پایگاه داده، مدیریت زمان و حضور و غیاب، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت استخدام کمک کند. راهکار منابع انسانی با خودکار و هوشمند کردن عملکردهای مختلف بار سنگین و امور پیچیدۀ اداری را از روی دوش مدیران منابع انسانی بر می‌دارد و باعث کاهش هزینه‌های این بخش می‌شود.
به عبارت دیگر سیستم یکپارچه مدیریت منابع انسانی یک راهکار دیجیتال و آنلاین است که برای ورود اطلاعات منابع انسانی، دسترسی سریع به سوابق داده‌ها، و انجام عملیات مرتبط با منابع انسانی به کار می‌رود. محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت اسناد مالی مرتبط، فرآیندهای جذب و استخدام، ثبت قراردادها، و دیگر فرآیندهای مالی و اداری از جمله امکانات این راهکار است. سامانه‌های منابع انسانی باعث می‌شود سایر بخش‌های عملیاتی از جمله حقوق و دستمزد، مزایا، ردیابی زمان و… ساده‌تر انجام شوند.
- جامعه‌پذیری
یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی در رابطه با نیروی انسانی، فرآیند جامعه‌پذیری، آشناسازی افراد تازه وارد با ساختار سازمان است. فرایند هماهنگی اعضای تازه وارد با انتظارات سازمان و آشنا ساختن کارکنان به هنگام ورود به سازمان و یا کارمندی که شغل جدیدی را می‌پذیرد یا هرگونه جابجایی یا انتقال تأثیر فراوانی بر نحوۀ انجام وظایف و عملکرد و نیز ثبات سازمان خواهد گذاشت. سازمان‌ها با استفاده از سیستم جامعه‌پذیری فرصت مناسب برای آشناسازی کارکنان با مأموریت، اهداف، وظایف شغلی و ارزش‌های مطلوب سازمان را برای کارکنان خود فراهم می‌کنند. افزایش کارایی، اثربخشی و در نهایت دست‌یابی به مزیت رقابتی نتیجۀ بکارگیری درست از سیستم جامعه‌پذیری است.
دستاورد:
- آشنایی سریع کارکنان تازه وارد با سازمان
- همسویی کارکنان با خواسته‌ها و انتظارات سازمان
- جلوگیری از سردرگمی کارکنان تازه وارد
- کوتاه شدن مدت زمان آغاز به کارگیری و استفاده از کارکنان تازه وارد
قابلیت:
- قابلیت گروه‌بندی فرایندها با توجه به سطوح مختلف سازمانی (معاونین، مدیران، کارشناسان و ...)
- قابلیت دسته‌بندی و تقسیم کارکنان تازه وارد به هر یک از گروه‌ها
- امکان تعریف فعالیت برای اعضای تاره وارد در سه مرحله ( پیش از ورود، ورود و حین کار)
- گزارش تحلیلی از زمان‌های صرف شده برای فعالیت‌ها و فرایندها
- جذب و استخدام
جذب و استخدام در حقیقت فرایند شناسایی، جذب، مصاحبه، انتخاب، استخدام کردن و جامعه‌پذیری کارکنان است. استخدام از شناسایی نیاز به نیروی انسانی آغاز و تا پر کردن جای خالی آن ادامه دارد. سازمان‌ها با استفاده از سیستم جذب و استخدام می‌توانند موقعیت‌های کاری و بدون کارمند و برنامه‌های شغلی خود را مدیریت و از طریق تنظیم صفحه شغلی و ارتقاء فهرست‌های شغلی، برنامه‌های ارسال شده را به راحتی و به سادگی پیگیری کنند.
دستاورد:
- رصد فرایند جذب و استخدام از لحظۀ اعلام نیاز به کارجو تا آغاز به کار ایشان
- یکپارچه‌سازی فرایندها با دیگر سامانه های منابع انسانی
قابلیت:
- تعریف سناریوهای استخدام
- گروه‌بندی متقاضیان بر حسب سناریوهای تعیین شده
- دارابودن ساختار هلدینگی و شرکتی
- آزمون ساز
- ارزیابی فردی و گروهی
- حقوق و دستمزد
هزینه‌های مربوط به نیروی کار بخش بزرگی از هزینه‌های هر سازمان است که با حق و حقوق منابع انسانی که ارزشمندترین منابع سازمان به شمار می‌روند ارتباط دارد.، شیوه‌های خاص محاسباتی در هر سازمان، دقت و سرعت محاسبات جزء مهم‌ترین دغدغه‌های هر سازمان است. ماژول حقوق و دستمزد به شکل یکپارچه با ماژول‌های دیگری همچون پرسنلی و حسابداری، با استفاده از امکانات و قابلیت‌های خاص خود این نیاز را به بهترین شکل متناسب با نیاز شرکت‌های گروه صنعتی پوشش می‌دهد.
دستاورد:
- تسهیل در فرایند محاسبه و پرداخت حقوق
قابلیت:
- امکان تعریف وتخصیص وام
- امکان تعریف کدهای پرداخت و کسر متنوع
- امکان تعریف فرمت بانک‌های متنوع
- دریافت کارکرد از سیستم های خارج از سازمان
- پردازش حقوق و امکان برگشت از پردازش و اصلاح
- صدور فیش حقوقی و ارسال آن از طریق ایمیل
- تهیه اسناد بیمه، مالیات و بانک
- ارتقاء و انتصاب
ماژول ارتقاء و انتصاب امکان بازبینی، شناسایی و ارزش‌گزاری کیفیت و شیوه انجام کار نیروی انسانی ارزشیابی عملکرد کارکنان را به شکل هوشمند و دیجیتال برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. هر سازمان پیش از ارتقاء، افزایش حقوق و مزایا، جابجایی، انتصاب، عزل و برکناری از خدمت باید عملکرد کارکنان را با توجه به شاخص‌های تعیین شده ارزیابی کند. اطلاعاتی که به کمک ماژول ارتقاء و انتصاب به دست می‌آید علاوه بر تاثیر‌گذاری در تصمیمات مدیریت می‌تواند باعث بهبود عملکرد کارکنان شود. سازمان نیز در تعیین نیازهای آموزشی، پرداخت عادلانه حقوق و مزایا و پرورش کارکنان خود از آن اطلاعات بهره‌برداری می‌کند. کارکنان نیز با آگاهی از وضعیت موجود خود می‌توانند برای تقویت مهارت‌ها یا برطرف کردن معایب در زمان مناسب برای پیشرفت تلاش می‌کنند.
دستاورد:
- هوشمندسازی فرایند ارتقاء و انتصاب
قابلیت:
- شناسایی پست‌های خالی موجود
- شناسایی شایستگی فرد برمبنای سوابق
- امکان تعریف کانون ارزیابی
- امکان ثبت نتیجه ارزیابی
- امکان شناسایی افراد مستعد
- ارتقا، ارزیابی، صدور حکم ارتقاء و اطلاع رسانی
- پرسنلی
به کمک ماژول پرسنلی سازمان می‌تواند اطلاعات پایه و اساسی کارکنان را که شامل مشخصات شناسنامه‌ای، اطلاعات آئین نامه‌ها و قوانین، احکام، مرخصی و مأموریت‌ها و همچنین اطلاعات آموزشی کارکنان را ثبت و با دیگر سامانه‌های خود یکپارچه کند. ماژول پرسنلی بانک اطلاعاتی کامل و جامعی از کارکنان را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
دستاورد:
- گردآوری و یکپارچگی اطلاعات فردی و سازمانی و ذخیره تاریخچه تغییرات
قابلیت:
- امکان ثبت اطلاعات پایه کارکنان
- امکان ثبت پرونده‌های کارکنان
- صدور حکم کارگزینی
- صدور گواهی
- صدور قرارداد
- تعریف چارت سازمانی
• انضباط
ماژول انضباطی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با یک رویکرد سیستماتیک و هوشمند، پایبندی به اصول اخلاقی و کاری کارکنان را در راستای تعهدات و وظایف مشخص شده برایشان را رصد کند و در صورت لزوم نسبت به موارد احتمالی واکنش نشان دهد.
دستاورد:
- هوشمندسازی فرایند بررسی تخلفات اخلاقی و انضباتی (درگیری، زد و خورد و...)
قابلیت:
- ثبت گزارش تخلف
- امکان پیوست مستندات انضباطی
- امکان تشکیل کمیته
- امکان تعریف اعضای تایید شده ادارۀ کار
- امکان دریافت گزارشات انضباطی
- امکان تهیه فهرست افراد غیر مجاز برای استخدام در همۀ شرکت‌های گروه صنعتی
- تسویه حساب
یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های پیش روی هر سازمانی به هنگام پایان‌کار و جدایی هر یک از کارکنان از بدنه آن یعنی تسویه حساب است. ماژول تسویه حساب در پاسخ به این نیاز و حل مشکلات احتمالی با هوشمند و خودکار کردن این فرایند به کمک سازمان‌ها می‌آید و ضمن تسهیل کردن سرعت فرایند را هم افزایش داده است.
دستاورد:
- فرایندسازی هوشمند مراحل خروج و جدایی کارکنان از سازمان
قابلیت:
- حذف دسترسی‌های سیستمی
- تسویه از همۀ سیستم‌های اعتباری
- دریافت اموال و شناسه های سازمانی
- بررسی اسناد تضمین و مصاحبه خروج
- کارمند هوشمند
دستاورد :
- بهبود ارتباط و تعامل کارکنان با سازمان
قابلیت:
- درخواست اصلاح اطلاعات یا پرونده‌های کارکنان
- درخواست انواع گواهی
- تمدید قرارداد
- درخواست مساعده
- درخواست مجوز جذب
- نظام پیشنهادات( صدای همکار)
دستاورد:
- تشویق کارکنان به مشارکت در بهبود شرایط سازمان
قابلیت:
- امکان دریافت پیشنهادات از کانال‌های مختلف
- تعریف فرمول محاسبه پاداش پیشنهادات
- بررسی و ارزیابی پیشنهادات و ارجاء به کمیتۀ مربوطه
- مدیریت عملکرد
ماژول مدیریت عملکرد یک ابزار فناورانه است که به فهم بهتر سازمان‌ها از عملکرد کارکنان و بهره‌وری آن‌ها، کمک می‌کند. این ابزار، به مدیران اجازه می‌دهد تا به آسانی عملکرد کارکنان خود را پیگیری، تحلیل و ارزیابی کند و از دست‌یابی آن‌ها به اهداف و رسیدگی به مشکلات اطمینان حاصل کند. از اطلاعات به دست آمده از نرم‌افزار، می‌توان در جبران خدمات، طراحی مسیر شغلی، اهداف سازمانی، تصمیم‌گیری در حوزه‌ی جذب و استخدام، بررسی و بازخورد عملکرد و در مجموع، هر موضوعی که به مدیریت سرمایه‌ی انسانی مرتبط باشد، استفاده کرد.
دستاورد:
- راهنمایی و هدایت کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمان با بهترین نقشۀ راه
قابلیت:
- هدف‌گذاری و توافق عملکرد
- ثبت وقایع حساس
- ثبت فعالیت‌های ویژه
- ارزیابی عملکرد
- بازخورد و برنامه بهبود
- ثبت اعتراضات
مزیت‌های حوزه منابع انسانی:
- صرفه‌جویی در زمان
- افزایش کارایی
- بهبود دقت داده‌ها
- انطباق آسان
- افزایش دقت حقوق و دستمزد و پرداخت به موقع
- ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل در زمان واقعی
- بهبود بازخورد و عملکرد کارکنان
- افزایش تعامل کارکنان
- بهبود تجربه کاربری
- یکپارچگی خلاقانه با سایر بخش‌ها
